ПОЛІТИКА ЩОДО БОРОТЬБИ З ХАБАРНИЦТВОМ І ЗЛОВЖИВАННЯМ СЛУЖБОВИМ СТАНОВИЩЕМ
I. ВИЗНАЧЕННЯ
Щоразу, коли йдеться про:
1.1. Компанію, її слід розглядати як Компанію під офіційною назвою ТзОВ «Етісофт-Україна».
1.2. Працівника, його слід розглядати як особу, прийняту на роботу у Компанії на підставі трудового договору або цивільно-правового договору.
1.3. Співробітника, його слід розглядати як кожну особу, яка співпрацює з Компанією, особливо як постачальник послуг чи продукції.
1.4. Підрядника/Клієнта, його слід розглядати як кожну фізичну особу, юридичну особу чи організаційний підрозділ без статусу юридичної особи, яким Компанія продає свою продукцію або надає послуги.
1.5. Хабарництво, його слід розглядати як діяльність, яка є злочинною, передбаченою, зокрема, ст. 229, 230 або 230 Кримінального кодексу.
1.6. Інші економічні злочини, їх слід розглядати як дії, які не розцінюються як хабарництво, проте вони суперечать загальноприйнятим правилам етичного ведення бізнесу.
II. ПРАВИЛА ВЕДЕННЯ ДІЯЛЬНОСТІ КОМПАНІЇ
2.1 Компанія веде свою діяльність відповідно до принципів вільної конкуренції та чесно конкурує на ринку відповідно до всіх чинних законів, нормативних актів та антимонопольних положень. Компанія забороняє будь-які форми корупції, вимагання та розкрадання та не буде підтримувати комерційні відносини з будь-якою організацією, яка займається такою практикою. Компанія дотримується усіх діючих законів та нормативних актів, які стосуються експортного контролю, мита, податків та зовнішньоекономічної діяльності, включно із застосованими санкціями, ембарго, постановами та розпорядженнями уряду, політикою контролю за передачею або відправленням товарів, технологій і платежів.
2.2 Компанія дотримується законодавчих положень щодо запобігання відмиванню грошей.
2.3 Компанія вживає належних заходів для запобігання усіх форм шахрайства/розкрадання та для забезпечення того, щоб ділові відносини з Компанією не використовувалися жодним чином з метою відмивання грошей або іншої незаконної діяльності (наприклад, для фінансування тероризму).
2.4 Компанія самостійно приймає усі бізнес-рішення таким чином, щоб бізнес-інтереси були суворо відокремлені від приватних інтересів. Це означає, що працівники Компанії повинні уникати будь-яких ситуацій, які можуть призвести до конфлікту їхніх власних інтересів з інтересами Компанії. Конфлікт інтересів може виникнути, зокрема, коли працівник вчиняє дії або переслідує цілі, які можуть сприяти перешкоджанню йому об’єктивно та ефективно виконувати свої обов’язки та усвідомлювати свою відповідальність перед Компанією.
III. МЕТА
3.1. Метою цієї політики є встановлення послідовних правил щодо судових проваджень у разі протиправної діяльності, протидії або запобігання протиправної діяльності, наслідком якої є завдання шкоди Компанії, а також діяльності, яка суперечить правилам щодо ведення бізнесу Компанії у прозорій формі, етичним способом та відповідно до правил чесної конкуренції.
3.2. Метою політики також є забезпечення прозорості діяльності Компанії щодо її Підрядників/Клієнтів.
IV. ОБ’ЄКТИВНА ТА СУБ’ЄКТИВНА СФЕРА ЗАСТОСУВАННЯ ПОЛІТИКИ
4.1. Політика стосується усіх видів хабарництва та інших економічних злочинів серед працівників, а також акціонерів, консультантів, постачальників, підрядників та всіх суб’єктів, які підтримують економічні відносини з Компанією.
4.2. Положень Політики повинні дотримуватися усі Працівники та Співробітники Компанії.
V. СФЕРА ВІДПОВІДАЛЬНОСТІ
5.1. Члени Правління Компанії несуть відповідальність за впровадження та нагляд за Політикою.
5.2. Фактична Політика щодо боротьби з хабарництвом і зловживанням службовим становищем доступна у головному офісі Компанії на загальнодоступних внутрішніх та зовнішніх засобах комунікації.
5.3. Усі працівники повинні ознайомитися з цією Політикою та чітко дотримуватись її правил.
5.4. Працівники на керівних посадах повинні виявляти неминучі ризики виникнення протиправної діяльності. Керівникам слід звернути увагу на будь-які прояви порушень стосовно процесів у межах Компанії.
5.5. Працівник або Співробітник повинен негайно повідомити свого безпосереднього керівника про будь-яку потенційну протиправну діяльність, або ж старшого керівника, якщо протиправна діяльність стосується їхнього безпосереднього керівника. У випадку, коли певна інформація не підтверджується фактами, ніякі уточнювальні заходи не будуть проведені відповідно до правил, передбачених у главі IX цієї Політики.
5.6. Зокрема такі дії вважаються незаконними (протиправними):
- а. висловлення обіцянок щодо надання будь-яких фінансових або особистих вигод,
- б. пропонування надання будь-яких фінансових або особистих вигод,
- в. надання будь-яких фінансових або особистих вигод,
- г. прийняття будь-яких фінансових або особистих вигод.
5.7. Працівники та Співробітники Компанії ні в якому разі не мають права вчиняти будь-які дії, які розцінюються як хабарництво,чи дії зі сфери інших економічних злочинів.
5.8. Працівник та Співробітники Компанії зобов’язані негайно інформувати Правління Компанії про будь-які підозри щодо хабарництва чи дій зі сфери інших економічних злочинів.
VI. ХАБАРНИЦТВО
У контексті цієї Політики хабарництво включає будь-які дії, у межах яких є ознаки злочину або порушення, включно, зокрема, з такою діяльністю:
6.1. Висловлення обіцянок, пропонування, спонукання, надання будь-якої фінансової або особистої вигоди, за винятком прийнятних святкових подарунків та рекламних матеріалів (які відповідають положенням стосовно податків та чинному законодавству).
6.2. Прийняття фінансових вигод від представників постачальників Компанії, а також неправомірне сприяння деяким постачальникам Компанії таким чином, що це порушує правила чесної конкуренції.
6.3. Працівники та Співробітники зобов’язані виконувати свої обов’язки таким чином, щоб забезпечити прозорість їхньої діяльності.
VII. ДІЇ ЗІ СФЕРИ ІНШИХ ЕКОНОМІЧНИХ ЗЛОЧИНІВ
У контексті цієї Політики дії із сфери інших економічних злочинів та неналежної поведінки включають будь-які дії, у яких існує ознака злочину чи порушення (включно із фінансовими злочинами чи порушеннями), а також як і інші види діяльності, включно з такими прикладами:
7.1. Привласнення майна Компанії (матеріалів, продукції, обладнання, «ноу-хау»), майна клієнтів, постачальників чи інших осіб, з якими Працівник має ділові відносини.
7.2. Умисне надання невірних даних у фінансовій звітності, що робить їх сумнівними та такими, які не відповідають фактичним та правовим умовам.
7.3. Умисне введення невірних даних у документи Компанії.
7.4. Умисна фальсифікація документів Компанії (наприклад, контрактів, листів, ухвал, рішень, протоколів) або внесення інших змін, які раніше не були прийняті уповноваженими суб’єктами відповідно до чинного законодавства та внутрішніх правил Компанії.
7.5. Умисне підроблення або змінювання бухгалтерських записів та документів, які підтверджують ці записи, а також неналежне застосування правил бухгалтерського обліку.
7.6. Умисне спотворення або ігнорування подій, операцій або іншої істотної інформації у звітах, складених для потреб Компанії, що завдає Компанії значної шкоди.
7.7. Будь-яка інша навмисна діяльність, яка завдає шкоди Компанії або порушує правила внутрішнього розпорядку у Компанії.
VIII. ПРАВИЛА КОМУНІКАЦІЇ ТА ПОВЕДІНКИ У ВЗАЄМИНАХ ІЗ КЛІЄНТАМИ, ПІДРЯДНИКАМИ ТА СПІВРОБІТНИКАМИ
8.1. Будь-які види контактування з підрядниками, клієнтами та Співробітниками Компанії повинні мати підприємницькі підстави. Контактування повинно мати форму листування електронною поштою, прямого розсилання, ділових телефонних дзвінків, а також безпосередніх зустрічей у головному офісі Компанії або підрядника. У разі листування електронною поштою слід використовувати лише робочі адреси електронної пошти з домену etisoft.com.ua.
8.2. Усі отримані та надіслані листи мають бути зареєстровані у реєстрі вхідної та вихідної кореспонденції.
8.3. Стосовно будь-якої діяльності, а також ділових та маркетингових контактів, які призначені для спричинення певних правових наслідків (наприклад, укладення торговельної угоди), повинні проходити консультації з Правлінням Компанії.
8.4. Презентація продукції та рішень у вигляді слайд-шоу, друкованих матеріалів та демонстраційного програмного забезпечення повинна містити виключно основні та маркетингові елементи, які стосуються представлених рішень.
IX. ШЛЯХИ ВПРОВАДЖЕННЯ КОМПАНІЄЮ ПОЛІТИКИ ЩОДО БОРОТЬБИ З ХАБАРНИЦТВОМ І ЗЛОВЖИВАННЯМ СЛУЖБОВИМ СТАНОВИЩЕМ
Компанія впроваджує Політику щодо боротьби з хабарництвом і зловживанням службовим становищем шляхом:
9.1. Навчання працівників та підтримання Співробітників з питань протидії хабарництву та корупції.
9.2. Підвищення обізнаності Працівників та Співробітників у сфері хабарництва та діяльності у сфері інших економічних злочинів.
9.3. Заохочення Працівників та Співробітників інформувати про порушення Політики та неетичну поведінку.
9.4. Сповіщення компетентних правоохоронних органів Правлінням Компанії про будь-які порушення кримінального законодавства та інших чинних законів про боротьбу з хабарництвом.
9.5. Протидії хабарництву та діяльності у сфері інших економічних злочинів за допомогою заохочення інших суб’єктів, які співпрацюють з Компанією, до впровадження подібних методів боротьби з хабарництвом.
X. ДЕТАЛЬНІ ПРАВИЛА
10.1. Керівники та старші керівники, які отримують інформацію про потенційну протиправну діяльність, повинні негайно повідомити Правління Компанії про таку ситуацію.
10.2. Правління Компанії перевіряє їхню надійність на основі отриманої інформації.
10.3. Працівникові або іншій особі, яка повідомляє про такий випадок, особи, які перевіряють таку інформацію, та особи, які отримали інформацію про таку протиправну діяльність, гарантують його чи її анонімність. Жодна інформація, яка стосується провадження, не розповсюджується за межі організаційних структур Компанії.
10.4. Особу, яка повідомила про зазначену вище ситуацію, слід повідомити, що:
- а. він або вона зобов’язані не вступати у контакт з особою, для якої передбачається презумпція протиправної діяльності, з метою встановлення фактів або вимагання компенсації.
- б. він чи вона повинні діяти з максимальною розсудливістю і не повинні обговорювати питання, факти, підозри чи звинувачення з третіми сторонами.
XI. ПРОЦЕС З’ЯСУВАННЯ ОБСТАВИН СТОСОВНО ХАБАРНИЦТВА ТА ДІЯЛЬНОСТІ У СФЕРІ ІНШИХ ЕКОНОМІЧНИХ ЗЛОЧИНІВ
11.1. Під час з’ясування обставин передбачуваної хабарницької діяльності або діяльності у сфері інших економічних злочинів слід докласти всіх зусиль, щоб уникнути вжиття будь-яких дій на основі хибних та невиправданих звинувачень, уникнути висунення підозр у випадку осіб, які перебувають під слідством, щодо вжитих заходів та офіційної процедури розслідування, уникнути заяв, які можуть мати негативні наслідки для Компанії, Працівників чи Клієнтів та Підрядників Компанії.
11.2. Хід провадження у справах про події, про які повідомляється, виглядає наступним чином:
- а. Правління Компанії перевіряє інформацію, отриману від Працівника або Співробітника, а також інформацію, зібрану власними засобами.
- б. У ситуації, коли буде встановлено, що інформація, описана у пункті IX, є правдивою, Правління Компанії призначає групу, відповідальну за з’ясування обставин стосовно хабарництва або діяльності у сфері інших економічних злочинів.
- в. Під час з’ясування обставин діяльності Працівник або Співробітник має можливість викласти свою позицію стосовно справи.
- г. Правління Компанії вживатиме виправних заходів, спрямованих на запобігання подібним подіям у майбутньому.
- ґ. Якщо буде встановлено, що подія, обставини якої з’ясовуються, розцінюється як хабарництво, то Правління Компанії повідомляє відповідні правоохоронні органи про цю подію.
XII. ЗАХИСТ ПРАЦІВНИКІВ ТА СПІВРОБІТНИКІВ
12.1. Компанія не може звільняти, понижувати, тимчасово виключати, переслідувати або будь-яким чином дискримінувати Працівника або Співробітника у зв’язку з правомірною діяльністю у межах звітності про виявлені або передбачувані випадки виникнення хабарництва або діяльність у сфері інших економічних злочинів.
12.2. Компанія повинна гарантувати, що Працівник або Співробітник, якого звинувачують у хабарництві чи діяльності у сфері інших економічних злочинів, має можливість висловити свою позицію.
XIII. ДИСЦИПЛІНАРНІ ЗАХОДИ
13.1. Результати роботи Команди щодо встановленої діяльності стосовно хабарництва або діяльності у сфері інших економічних злочинів направляються до Правління Компанії.
13.2. На підставі рекомендації Команди вживаються подальші заходи щодо Працівника або Співробітника, якого перевірили.
13.3. Можливе рішення про звільнення Працівника або припинення співпраці зі Співробітником приймає Правління Компанії.
13.4. У ситуації, коли діяльність стосовно хабарництва або діяльності у сфері інших економічних злочинів сприяє виникненню фінансових збитків у Компанії, можуть бути вжиті правові дії та про це може бути повідомлено правоохоронні органи. Відповідно до чинного законодавства, фінансові наслідки можуть виникнути проти Працівника, діяльність якого була підтверджена як така, яка шкодить інтересам Компанії.
13.5. Положення цієї Політики не порушують чинного законодавства.
13.6. Кожен випадок недотримання положень цієї Політики буде розглянуто окремо і може призвести до дисциплінарних стягнень.